7 mai 2021

Comment donner des feedbacks pertinent en distanciel ?

Quels sont les différents types de feedback ? Comment donner un feedback constructif à vos collaborateurs en distanciel ?

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Un feedback positif comme négatif permet de renforcer les compétences et d’améliorer en continu les pratiques. Pourtant, 53 % des salariés déclarent ne jamais bénéficier de feedbacks leur permettant de progresser et de se développer professionnellement.

Pour vos collaborateurs au profil plus junior, les feedbacks positifs les rassurent dans l’apprentissage de leur fonction et dans leur appropriation du monde du travail. Les plus expérimentés, voient le feedback négatif comme un meilleur outil pour s’améliorer plus rapidement.

En effet, cette culture du feedback permet de :

  • S’assurer que les tâches soient comprises
  • Valider la bonne priorisation des objectifs
  • Identifier concrètement les manques pour accompagner la montée en compétences
  • Donner du temps aux collaborateurs pour s’exprimer et éviter les non-dits

Aujourd’hui, en plus de la complexité qu’il présente, votre feedback doit se faire à distance dans un contexte où seulement 30 % des entreprises avaient au préalable l’expérience du télétravail.

Alors, comment donner un feedback constructif à vos collaborateurs en distanciel ?

#1 Quels sont les différents types de feedback ?

En fonction des situations, un feedback n’a ni le même contenu ni le même objectif :

  • Le feedback positif : il permet de féliciter à l’issue d’une action ou d’une attitude bénéfique dans le cadre d’une activité achevée.
  • Le feedback négatif ou correctif : il sert à émettre une critique constructive, le but étant d’ouvrir le dialogue avec votre interlocuteur afin de faire évoluer positivement la situation, de définir des solutions concrètes et d’identifier des axes d’amélioration.
  • Le feedback de développement ou de motivation : son objectif est de faire progresser votre interlocuteur en appuyant ce qui a été accompli et réussi afin d’ouvrir vers les prochaines étapes de réalisation et/ou les prochains objectifs à atteindre.

#2 Comment donner un feedback ?

Donner des feedbacks ne doit pas mener à contrôler les travaux de vos collaborateurs ni à trouver les solutions à leur place. Donner des feedbacks doit plutôt amener à s’assurer que chaque tâche donnée soit comprise, que les objectifs soient clairs, que les ressources sont suffisantes et que la charge de travail est maîtrisée. De plus, l’échange de feedbacks s’organise ! Que l’échange soit en collectif ou individuel, il est essentiel de se préparer correctement en fonction de l’organisation de travail, de la taille de l’équipe, des disponibilités des collaborateurs :

  • Commencer par le positif pour installer un rapport favorable avant d’amener au négatif. Cela permettra de ne pas générer trop d’émotions négatives qui empêcheraient de tirer les enseignements et les solutions du feedback.
  • Choisir le bon timing afin de s’assurer que l’interlocuteur soit disposé à remettre en question ses réalisations sans pour autant laisser traîner la résolution des feedbacks négatifs. En effet, un feedback 3 mois après la réalisation d’une tâche sera moins pris en considération. Cependant, un feed-back tout de suite après le rendu, peut faire manquer de recul et être davantage « interprété » que « compris ».
  • Définir un objectif clair en amont, en vue d’ouvrir sur un échange et une mise en action. De plus, cela permettra de structurer l’échange afin d’atteindre cet objectif.
  • Adresser un feedback sur des points factuels et pas personnels, car cela vient à manquer de professionnalisme et génère systématiquement du conflit. Le but d’un feedback, c’est d’améliorer des compétences et des pratiques, pas de remettre en question la personnalité d’un individu.
  • Adapter le feedback en fonction de l’interlocuteur. En effet, les profils expérimentés ayant une bonne maîtrise de leur métier seront mieux orientés par des feedbacks thématiques et ritualisés, jugés moins infantilisants. À l’inverse, les profils juniors percevront les feedbacks spontanée et réguliers comme des opportunités de monter en compétences.

Une fois préparés et ciblés, les feedbacks permettent, en plus d’acter plus rapidement des solutions et des axes d’améliorations, d’identifier d’éventuels signes de démotivation qui peuvent impacter la productivité et la cohésion sociale : des conflits, de la détresse psychologique, de l’absentéisme, la perte d’appartenance, etc.

Plus tôt ces signes sont identifiés, plus vite le dialogue peut être ouvert pour désamorcer les tensions et définir des solutions adaptées et justes.

Votre feedback est d’autant plus important en cette période où distance et isolement rendent le maintien du lien social primordial.

#3 Comment garder la pertinence de votre feedback à distance ?

En distanciel, la communication est plus asynchrone. Il convient alors de redoubler d’efforts pour maintenir l’engagement et la cohésion auprès des salariés dispersés.

En effet, l’engagement vient principalement de la qualité et la pertinence des interactions.

  • Pour faire les feedbacks négatifs ou correctifs à distance : il vaut mieux privilégier la visioconférence car clarté et précision sont nécessaires pour éviter tout malentendu. De plus, l’appel vidéo rendra votre feedback plus humain et ouvert à l’échange. La visioconférence permet également de percevoir les signaux non-verbaux qui peuvent aider à ajuster les discours.
  • Pour les feedbacks positifs : Il est pertinent de féliciter à l’écrit car cela permet de mettre en avant ce qui a bien été réalisé ainsi l’interlocuteur gardera une trace des bonnes pratiques qu’il devra réitérer.
  • Pour les feedbacks de développement ou de motivation : La visioconférence permet clarté et précision. L’écrit permet de formaliser les prochains attendus et leur critère de réussite qui pourront être relus afin de motiver l’interlocuteur et de structurer ses avancées. En combinant visioconférence et écrit, l’échange est ouvert pour co-construire et formaliser les différents axes d’amélioration que l’interlocuteur devra suivre.

Qu’il soit positif ou négatif, le feedback permet de faire le bilan des actions réalisées, il vise la montée en compétence de vos collaborateurs.

Donner un feedback constructif est une compétence qui s’acquiert avec le temps et en cette période de pandémie la difficulté de cette tâche est d’avantage renforcé, car elle doit se faire à distance.

En effet, il est primordial de prêter attention aux signaux verbaux et non verbaux exprimés par la personne qui reçoit le feedback afin d’ajuster votre discours. En fonction du type de feedback que vous allez réaliser, le choix du canal synchrone ou asynchrone aura une forte importance.

Ainsi, le feedback sera bien compris par votre interlocuteur et lui permettra de s’améliorer rapidement.

Photo by Annie Spratt on Unsplash

Fatoumata Camara
Fatoumata Camara Content Manager / Mes sujets au travail : le marketing de contenu et la stratégie de lancement / Et dans la vie : la cosmétique et la lecture

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