Comment mettre en place une feuille de route pour un projet informatique ?

« Alors on en est où ? »

Cette question anodine suscite à la fois de l’enthousiasme (quand on a bien avancé) mais aussi beaucoup de frustration (quand on est en retard ou qu’on ne sait pas).

Pour arriver à y répondre sans stress, il y a un outil imparable, à la fois collaboratif et structurant : le feuille de route (ou roadmap).

Quelle que soit la forme que vous lui donnez, la feuille de route permet à tous les intervenant•es d’un projet informatique :

• Identifier les rôles et les relations entre chaque personne
• Comprendre les objectifs du projet
• Suivre les avancées et les communiquer
• Prioriser et réagir en cas de retard

C’est l’outil qu’il vous faut ? On vous explique en quelques étapes comment définir votre feuille de route IT.

#1 — C’est quoi une feuille de route concrètement ?

Une feuille de route, également appelée roadmap, est un document qui présente les principales étapes à suivre pour réaliser un projet. Ces étapes ont pour vocation d’être ensuite planifiées dans le temps.

Pour un projet informatique, à quelques spécificités près, le découpage est assez standard :

1. Analyse de l’existant
2. Conception
3. Développement
4. Test
5. Déploiement
6. Maintenance

#2 — Comment structurer une feuille de route ?

Une feuille de route se structure en trois grandes parties :

• Tout d’abords, vous définissez des « jalons », c’est-à-dire un ensemble de temps forts et/ou d’objectifs à atteindre
• Dans ces jalons, vous spécifiez des tâches à réaliser pour atteindre chaque objectif. En fonction des jalons, il y a peut-être un ensemble de tâches à rassembler en « chantier », qui constituent un « sous-jalon »
• Pour chaque tâche ou chantier, vous associez des personnes qui auront chacune des responsabilités dans la réalisation des tâches
• Ceci fait, vous inscrivez un niveau de priorité et des échéances pour chaque tâche ou chantier
• À l’issue de ce découpage, vous avez suffisamment d’éléments pour faire un planning

#3 — Quels sont les contenus les plus importants à suivre dans une feuille de route ?

Pour que votre feuille de route soit efficace, il y a plusieurs éléments importants à intégrer, et à valider régulièrement :

C’est uniquement sur la base de ces éléments, qu’il est possible de définir une feuille de route claire, et suffisamment précise pour piloter un projet.

#4 — Comment mettre à jour une feuille de route ?  

Nous mettons une feuille de route à jour dans les situations suivantes :

• Quand un chantier, une tâche ou un jalon est terminé
• Quand un risque vient impacter ou remettre en question la réalisation d’un chantier ou d’une tâche
• Quand une tâche a été mal estimée, ou qu’une nouvelle tâche doit être ajoutée et planifiée

#5 — Qui doit avoir la charge du suivi d’une feuille de route ?

Une feuille de route est gérée et pilotée par un•e chef•fe de projet, qui la met à jour en collaborant avec les différents intervenant•es du projet :

• Les équipes métiers ;
• Les services IT ;
• Les intervenant•es externes.

#6 — Quels sont les supports les plus pertinents pour mettre en forme une feuille de route ?

Il n’existe pas de supports prédominants pour définir une feuille de route, cela dépend des affinités du/de la responsable du projet, avec les outils qu’il/elle utilise habituellement.

En revanche, on peut identifier des usages spécifiques en fonction du support :

• Les outils de bureautique (type Suite Office) :
  • EXCEL : Utiliser pour définir le planning et organiser les chantiers du projet
  • PowerPoint : Utiliser pour communiquer les avancées et réaliser le reporting lié à la feuille de route
  • Sharepoint : Utiliser pour communiquer les avancées de manière plus ludique et visuelle, pour associer des documents
• Les outils de gestion de backlog type JIRA ou Trello : Outil tout-en-un, très orienté développement informatique, pour planifier et définir les chantiers d’un projet en même temps
• Les outils de planning type Planner ou Monday : Outil collaboratif, plutôt orienté processus, qui permet à la fois de planifier et de donner une vue d’ensemble au projet

Une fois structurée, les rôles clarifiés et les différentes charges du projet définies, le suivi d’une feuille de route offre plusieurs bénéfices :

• Fluidifier la communication : Une feuille de route est facile à lire ce qui permet de rapidement communiquer sur ses avancées, blocages, etc. auprès de n’importe quel interlocuteur d’un projet
• Renforcer la collaboration : Ce document unique et central permet de renforcer les échanges et le travail entre les équipes IT et les équipes métiers
• Faciliter la prise de décision : Une feuille de route permet de rapidement mettre en avant des risques capacitaires, financiers ou les conflits de planning, afin de prendre des décisions
• Prioriser les chantiers : Une feuille de route permet rapidement d’identifier et de définir des priorités vis-à-vis des jalons importants, de leur complexité de réalisation et des délais de livraison