14 septembre 2020

Comment mieux prioriser la reprise d’un portefeuille de projets informatiques ?

Voici comment parvenir à référencer, évaluer et prioriser votre portefeuille de projets informatiques, et ce, en 3 étapes

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Quand vous pilotez plusieurs projets informatiques, on associe à la notion de « reprise » à différents temps : la rentrée de septembre ou de janvier, les nouvelles années fiscales, la fin d’un trimestre, la fin d’une période tendue, situation de crise etc. Chacune de ces périodes est propice à la revue des projets informatiques afin de mieux les prioriser en termes de pertinence, de budget et de charge de travail.   

Cette approche peut paraître rébarbative et représenter une perte de temps. N’oublions pas qu’un projet informatique peut être coûteux et chronophage sur plusieurs aspects. Plus vous prendrez du recul sur votre portefeuille de projets, plus vous serez à même de prioriser chaque chantier afin d’en maîtriser les temps et les coûts.

Voici comment parvenir à référencer, évaluer et prioriser votre portefeuille de projets informatiques, et ce, en 3 étapes :

1- Référencer les projets

  • Lister les projets, leur dernier état d’avancement connu et leurs délais initiaux

  • Lister les chefs de projet IT, les opérationnels et parties prenantes associées à chaque projet ainsi que leurs contacts

  • Catégoriser les projets selon leurs phases de développement, de la plus early à son déploiement :
    • Besoin détecté
    • Formalisation des besoins
    • Rédaction du cahier des charges
    • Validation en cours
    • Appel d’offre / Sourcing
    • Négociation en cours
    • Contractualisation en cours
    • Lancé
    • En test
    • En production

2- Évaluer les critères de priorisation de chaque projet

Procéder à l’évaluation des projets restants selon les étapes suivantes :

  • Mettre de côté les projets dont la phase est l’une des suivantes : « En production », « Besoin détecté », « Formalisation des besoins », « Rédaction du cahier des charges » et « Validation en cours ». Ces projets ne nécessitent pas de revue en l’état car ils ne sont pas validés ou sont déjà terminés.

  • Valider l’état d’avancement de chaque projet :
    • Le planning initial du projet est respecté et sortira dans les temps attendus
    • Le planning du projet est en retard
    • Le projet est bloqué
    • Il n’y a pas de planning

  • Indiquer le service associé au projet, évaluer leur charge de travail et leurs disponibilités

  • Indiquer les objectifs du projet selon :
    • Objectif clair et utile
    • Objectif peu clair et/ou peu utile
    • Objectif pas clair et/ou pas utile

  • Classer le budget nécessaire pour finaliser le projet vis-à-vis du contexte financier de l’entreprise selon si le budget est élevé pour l’entreprise, moyen ou faible

3- Prioriser les projets

Une manière simple de prioriser les projets est de fournir un indice à chaque projet, plus l’indice est élevé, plus il est prioritaire :

  • Indice 4 = Projet prioritaire 
    • Le planning initial est respecté, le service concerné n’est pas trop surchargé et disponible, l’objectif est clair et utile, quel que soit le budget
  • Indice 3 = Projet à maintenir mais à surveiller de près
    • Le planning initial est en retard, le service concerné moyennement surchargé avec quelques disponibilités, l’objectif est clair et utile, quel que soit le budget
  • Indice 2 = Projet à revoir avant d’avancer sur les prochaines étapes
    • Le planning initial est en retard, il y a peu ou pas de visibilité sur la charge de travail et les disponibilités des services concernés, l’objectif est peu clair, le budget est élevé ou moyen
  • Indice 1 = Projet à revoir complètement
    • Tous projets qui n’ont pas pu être évalués ou avec des manques trop élevés (pas de cahier des charges, pas de planning, parties prenantes floues etc.)

Une fois que les projets sont classés selon leur indice, procéder de la manière suivante :

1) Déterminer avec les chefs de projet concernés par le Indice 4, les ressources supplémentaires utiles pour assurer la finalisation et la réussite des projets

2) Demander un rapport de situation sur les projets de Indice 3, identifier les points retardant le projet et définir un plan d’action pour y remédier rapidement

3) Demander un rapport de situation sur les projets de Indice 2, procéder à la revue des objectifs et des raisons du retard projet et définir un plan d’action pour y remédier

4) Demander un rapport de situation sur les projets de Indice 1 et identifier tous les éléments (planning, cahier des charges, budget, etc.) à revoir

5) Assurer le suivi de l’ensemble de ces tâches dans un même et unique outil

6) Renseigner tous les projets mis de côté lors de l’« Étape n°1 – Référencer tous les projets » dans l’outil pour revenir dessus lors d’une prochaine session de priorisation

Erwan Moyon
Président de Asgora / Mes sujets au travail : la transformation digitale, la cybersécurité et le management par l’humain

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