23 novembre 2020

Comment réduire les coûts de son parc applicatif ?

Quels sont les critères et questions à se poser pour réduire les coûts de son parc applicatif ? Usage de l'application, maintenance...

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La nécessité d’opérer une transformation digitale des processus internes mène parfois à des achats et une mise en place précipités d’applications. À moyen et long-terme cela peut générer des surcoûts imprévus.

Les raisons sont multiples :

– Le manque de compétences en interne pour bien négocier avec les fournisseurs

– L’absence de cahier des charges ou un cahier des charges incomplet

– L’absence de procédure de test et recette fonctionnelle

– Peu d’accompagnement au changement

– Le besoin de déployer rapidement la nouvelle application

– Le mauvais cadrage du besoin initial

– La multiplication des développements sur-mesure…

Plus la mise en place d’une application est préparée moins elle génère de surcoût.

Vous avez manqué cette préparation ? Il est encore possible de réévaluer votre parc applicatif en analysant les 3 critères de coûts d’une application :

– L’usage

– La maintenance

– La relation fournisseur (éditeur, prestataire, service IT…)

Critère n°1 : L’usage de l’application

Même si on ne peut pas évaluer précisément le ROI d’une application par son usage, on peut au moins évaluer les pertes qu’elle génère. Une application est censée répondre à des objectifs Métiers concrets : être utile, améliorer, remplacer, faire évoluer etc. Si une application est peu, voire pas utilisée, la perte semble assez évidente et une analyse de l’usage est nécessaire afin de réévaluer leurs objectifs, leur paramétrage et leur pertinence :

– Combien d’utilisateurs doivent utiliser l’application ?

– Combien d’utilisateurs font réellement usage de l’application ?

– Combien d’utilisateurs restent-ils à déployer sur l’application ?

– Est-ce que l’application est utilisée différemment entre les services de l’entreprise ? Entre les utilisateurs ?

– Est-ce que des procédures détaillent les usages à faire de l’application ? Sont-elles appliquées et comprises ?

– Est-ce que l’application a été testée par des utilisateurs finaux avant sa mise en production ?

– Est-ce que les utilisateurs contournent l’usage de cette application ?

– Est-ce qu’il existe d’autres applications utilisées au sein de l’entreprise permettant de réaliser les mêmes actions ?

– Est-ce que l’application représente un gain de temps et de productivité pour les utilisateurs ?

– Est-ce que les utilisateurs remontent régulièrement des problèmes (technique, fonctionnel, etc.) liés à l’application ?

– Est-ce que l’application est indispensable au fonctionnement d’un service de l’entreprise ?

Critère n°2 : Maintenance de l’application

La maintenance technique est fortement liée aux usages de l’application et aux processus internes. Plus les usages sont élevés et plus les demandes sont nombreuses. De ce fait, il est important de questionner comment les opérationnels analysent et soumettent leurs demandes afin de maîtriser le flot de requêtes soumis aux fournisseurs et aux prestataires :

– Est-ce que la maintenance est exclusivement gérée par un fournisseur ?

– Combien coûte la maintenance de l’application ?

– Combien d’ETP sont mobilisés par mois pour maintenir chaque application ?

– Combien de prestataires interviennent sur la maintenance ?

– Combien coûtent l’intervention et le support de chaque prestataire ?

– Est-ce que des mises à jour de l’application sont réalisées régulièrement (mensuel, hebdomadaire, trimestriel…) ?

– Est-ce que des développements spécifiques sont réalisés pour cette application ?

– Est-ce que ces développements spécifiques représentent une charge de travail conséquente ?

– Est-ce que chaque développement, correctif et mise à jour est testé avant sa mise en production ?

– Est-ce que des bugs critiques et importants remontent régulièrement ?

– Est-ce que l’application est indispensable au fonctionnement du système d’information de l’entreprise ?

– Est-ce que les équipes opérationnelles savent prioriser leurs demandes ?

Critère n°3 : Relation avec les fournisseurs

La réduction des coûts peut aussi s’opérer par des négociations avec les fournisseurs.

Voici quelques questions qui peuvent être posées afin de réévaluer la relation :

– Les fournisseurs d’application ont-il une organisation et une santé économique stable ?

– Les fournisseurs d’application sont-ils suffisamment réactifs et agile quand vous faites des demandes ?

– Est-ce que les engagements contractuels initiaux ont été respectés ?

– Est-ce que chaque évolution suit une procédure organisée et claire pour l’entreprise et les prestataires ?

– Est-ce que le fournisseur communique et vous accompagne à chaque nouvelle évolution ?

– Est-ce qu’il y a eu des changements dans les offres et contrats depuis leur signature ?

– Est-ce que des fonctionnalités complémentaires sont à prévoir ? Étaient-elles prévues ? Quel est leur coût ?

– Ces fonctionnalités ont-elles été validées par les utilisateurs finaux ?

Téléchargez notre outil d’analyse des coûts applicatifs

Erwan Moyon
Président de Asgora / Mes sujets au travail : les bonnes pratiques IT, la cybersécurité et le management / Mes sujets dans la vie : La cuisine et les jeux de société

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