3 mars 2022

Flex office : les étapes à ne pas manquer côté informatique

Quelles sont les étapes incontournables pour mettre en place un mode flex office ? Quel est le rôle des équipes IT ? Quels sont les investissements et les changements à prévoir ?

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Le Flex Office consiste à proposer un espace de travail où les bureaux ne sont pas attitrés.

Renforcé par l’évolution du travail hybride, le Flex office permet à l’entreprise de réduire ses coûts immobiliers, tout en proposant aux salarié-e-s des conditions de travail, elles aussi flexibles.

Il permet également de répondre à un besoin croissant des salarié-e-s de pouvoir travailler dans des conditions différentes, selon son organisation et ses tâches quotidiennes, elle dynamise également les échanges entre collègues.

D’un point de vue informatique, un plan d’action est nécessaire pour détailler l’ensemble des tâches attendues pour assurer une mise en place efficace, et faciliter au maximum l’accès aux outils de travail.

Ces différentes actions impliquent différents acteurs IT :

Un-e chef de projet IT en charge de la coordination du projet, du planning, de l’analyse des coûts d’investissement et de l’organisation du déploiement

Un-e responsable IT en charge de réaliser les inventaires logiciels et matériels

Un-e responsable de la conduite du changement en charge à la fois de la communication avec les salariés et managers, de l’identification des points de blocages et de réticences, et de l’accompagnement au changement des services métiers et IT

Un-e responsable des services généraux pour l’organisation de l’espace de travail

Le service IT est garant de la réalisation et de l’accompagnement des équipes dans la mise en place du flex office.

Les services métiers seront, quant à eux, régulièrement consultés durant la réalisation de ces actions.

#1 — Réaliser un inventaire du matériel informatique

La première étape à suivre, avant de lancer la mise en place du flex office, consiste à réaliser un inventaire du matériel informatique de l’entreprise et d’identifier le nombre de :

– Ordinateurs fixes et portables

– Appareils téléphoniques (smartphones et téléphones fixes)

– Bornes WIFI

– Decks et câbles de chargement d’ordinateurs

– Écrans d’ordinateurs

Il faut ensuite valider la mise à disposition pour chaque salarié-e d’un moyen de rangement sécurisé de leurs affaires. Les postes n’étant plus attribués, les salarié-e-s ont besoin de déposer leurs matériels et effets personnels dans un endroit qui leur est propre. Il faut prévoir pour chacun un casier sécurisé et de quoi transporter son matériel facilement.

#2 — Référencer les logiciels informatiques

Les logiciels informatique et systèmes de stockages de fichiers sont à inventorier pour identifier les manques et assurer la continuité d’activité des salarié-e-s.

Pour cela, il faut :

  • Lister les solutions informatiques utilisées
  • Identifier pour chaque logiciel, s’il est accessible à distance via une connexion internet
  • Prévoir de faire évoluer ou de changer les logiciels qui ne permettent pas de travailler à distance
  • Stocker les données sur un disque dur et/ou serveur externe géré par un infogérant, ou sur une solution cloud telles que Google Cloud Storage, OneDrive, Dropbox, IBM Cloud Storage…

#3 – Organiser l’espace de travail

Pour organiser l’espace, il faut dans un premier temps valider le nombre de postes « flex office » qui sera mis à disposition.

A l’issu de cette identification, il faut :

– Quantifier le nombre d’écrans par poste

– S’assurer de la mise à disposition d’un moyen de chargement de l’ordinateur

– Vérifier la qualité du réseau WIFI

L’espace de travail en mode flex office doit comprendre des espaces de réunion et des salles d’appel Même en flex office, les équipes maintiennent le besoin d’avoir des temps collectifs en réunion et des temps d’appel en espace individuel.

Il est également conseillé de prévoir un système de visioconférence performant pour le travail hybride (CISCO, Teams, OneDirect, Zoom…) qui permette aux salariés de maintenir la cohésion d’équipe, même dispersée. Attention cependant à l’effet réunionite ! Les visio doivent être plus brèves et plus cadrées pour rester pertinentes pour les salarié-e-s présents et à distance.

#4 – Identifier le coût d’investissement à réaliser

A l’issue de l’analyse et de la réalisation des précédents points, il est possible d’identifier le coût d’investissement pour la mise en place du flex office.

D’un point de vue matériel et réseau :

– Identifier les écrans et autres matériels manquants à acheter ou à remplacer

– Identifier les besoins d’investissement dans des solutions réseaux (bornes WIFI, changement d’opérateurs, renforcement de la fibre…)

Si l’entreprise utilise des téléphones fixes, le salarié-e doit pouvoir maintenir sa propre ligne privée. Pour cela il existe deux types de solutions :

– Passer sur des solutions de téléphonie VoIP (via TrunkSIP ou autres solutions)

– Passer sur des solutions de téléphonie SaaS qui redirigent les appels vers le poste utilisateur

Attention cependant, à bien encadrer et respecter les temps de disponibilités de chacun.

En cas d’usage d’ordinateurs fixes, il faudra soit envisager d’investir dans des solutions de virtualisation de postes de travail (VMware, Compufirst, Windows Virtual Desktop…) ou de remplacer le matériel par un ordinateur portable.

Concernant les logiciels, le changement de logiciels implique de :

– Valider les logiciels devant être remplacés

– Réaliser un benchmark pour valider les nouveaux logiciels

– Potentiellement investir dans une prestation de service, si l’équipe IT est surchargée ou en sous-effectif

– Décommissionner les anciens logiciels (arrêt et finalisation des contrats)

#5 – Déployer le Flex Office

A partir du moment où les inventaires sont réalisés, le coût d’investissement défini et que le mode d’organisation des équipes est identifié, la mise en place technique du flex office peut débuter.

Pour cela, il faut :

– Procéder à l’achat du matériel manquant

– Installer les nouveaux logiciels et migrer les systèmes informatiques

– Renforcer la communication auprès des équipes avec le partage d’un retroplanning, une communication et des échanges réguliers

– Organiser une semaine de tests sur les postes dédiés

– Prévoir un jour de télétravail le jour de la bascule

#6 – Accompagner au changement

L’accompagnement au changement débute dès le début de la mise en place du flex office, à savoir :

– Préparer une communication sur ce qu’est le flex office, ses impacts, avantages et ce que cela implique en termes de changement ;

– Identifier avec chaque manager l’impact organisationnel que cela va avoir ;

– Identifier les irritants et les contraintes ;

– Renforcer la communication interne de manière positive : apports dans les relations professionnelles, retours d’expériences, étude de situation… ;

– Planifier des temps d’échanges pour évaluer le bon déroulé du flex office : points d’attention, axes d’amélioration, état du matériel, état de la cohésion d’équipe…

Quel que soit la taille de l’entreprise, le flex office est un mode d’organisation qui nécessite un plan d’action concret, qui implique :

  • Un inventaire du matériel ;
  • Un référentiel des logiciels ;
  • Une évolution des méthodes de management ;
  • Des investissements immédiats ;
  • Un plan de conduite du changement ;
  • Une politique d’amélioration continue des conditions de travail.

Le retour sur investissement peut être rapide et permet à l’entreprise de revoir ses méthodes de management. Elle permet également à l’entreprise d’accélérer sa transformation digitale, de gagner en agilité dans la gestion de son Système d’Information.

Cela permet de mélanger des corps de métier qui discutent peu en temps normal.

Pour les équipes IT, c’est l’opportunité de valoriser davantage le rôle que les équipes jouent dans l’organisation du travail et ses mutations.

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Erwan Moyon
Président de Asgora / Mes sujets au travail : les bonnes pratiques IT, la cybersécurité et le management / Mes sujets dans la vie : La cuisine et les jeux de société

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