8 septembre 2020

(Ré)organiser son équipe lors du passage du télétravail au présentiel

Afin de ne pas perdre les bonnes résolutions qui ont pu être prises pendant le confinement, voici un exemple d’organisation à mettre en place pour accompagner progressivement la

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Avec la reprise progressive de l’économie, nous sommes tous tentés d’accélérer des projets au sein de l’entreprise pour « rattraper le retard”. Afin de ne pas perdre les bonnes résolutions qui ont pu être prises au cours d’une organisation à distance, voici un exemple d’organisation à mettre en place pour accompagner progressivement la reprise sans reproduire les erreurs et les mauvaises pratiques mises en exergue au cours des derniers mois. Le passage du travail à distance au travail en présentiel est une opportunité pour faire le bilan et améliorer son organisation, autant profiter du rythme ralenti de l’été !

Étape n°1 – Faire un bilan managérial

Le premier réflexe actuellement observé est la reprise à 100% des projets d’entreprise, et ce, comme si rien n’avait été troublé pendant plusieurs mois. Nous n’avons pas tous vécu le télétravail de la même manière, une reprise trop brutale risque de générer davantage de désengagement, de stress et de surcharge de travail.

Prendre le temps de faire le point sur l’état managériale et l’organisation du travail peut permettre de désamorcer de potentiels tensions mais aussi de pérenniser les bonnes pratiques qui ont été expérimentées et validées lors d’une organisation à distance, et ce, en mettant en place les actions suivantes :

– Réaliser un point individuel sur l’état de santé (physique et mentale) et de l’état de motivation de chaque collaborateur ;

– Envoyer un sondage anonyme pour identifier par service :

  • les retours positifs et négatifs vécus en télétravail ;
  • les bonnes et mauvaises habitudes de travail ;
  • les points positifs et négatifs sur les outils utilisés ;
  • les compétences nouvelles qui ont été développées ;
  • des recommandations pour mieux faire.

– Analyser et centraliser les résultats du sondage afin d’en dégager un plan d’action voire un plan d’accompagnement à communiquer puis à mettre en place selon les services.

Étape n°2 – Revoir la priorisation des projets

Bien que l’économie se relance, votre écosystème s’en est-elle sortie indemne ? Les investissements engagés avant la crise sont-ils toujours pertinents ? Vos clients sont-ils prêts à consommer de la même manière ? Vos fournisseurs ont-ils été impactés ? Vos projets d’entreprises sont-ils toujours cohérents avec un contexte de crise ? Avec le même ROI ?

Le bilan managérial du confinement terminé, la seconde étape consiste à revoir les projets en cours et à venir pour :
– Valider la cohérence et la pertinence des projets ;
– Réduire les dépenses inutiles ;
– Réévaluer le ROI et les niveaux de priorités compte-tenu du contexte de reprise ;
– (Re)Mettre en place des bonnes pratiques de gestion de projets ;
– Évaluer les manques et les besoins.

Les actions suivantes permettent de faciliter la prise de décision :
– Identifier l’état d’avancement de chaque projet ;
– Analyser les actions à venir, en cours et en phase d’étude pour évaluer les coûts associés (en ressources, en temps et en budget) ;
– Identifier les moyens et les ressources humaines disponibles à distance, en présentiel ;
– Identifier les ROI et les impacts ;
– Valider les niveaux de priorité vis-à-vis des données préalablement récoltées ;
– Revoir le planning et étudier sa faisabilité selon les moyens et les ressources humaines disponibles ;
– Définir ou redéfinir une organisation tirée de l’étape n°1, selon les planning, les moyens et les ressources identifiés plus tôt.

Ces étapes ont pour objectifs de renforcer la maîtrise des projets et la confiance des collaborateurs suite à une période trouble. La reprise est la période propice pour revoir et améliorer les modes d’organisation tout en maintenant la relance opérationnelle de l’entreprise. Cette accalmie remet au centre les besoins essentiels de l’entreprise.


Planifier le retour de vos équipes grâce à Trello

Erwan Moyon
Président de Asgora / Mes sujets au travail : les bonnes pratiques IT, la cybersécurité et le management / Mes sujets dans la vie : La cuisine et les jeux de société

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