31 mars 2021

Projet informatique : comment collaborer avec un•e chef de projet externe ?

Pourquoi faire appel à un(e) chef de projet externe ? Quels sont les différents profils de chef de projet ? Quels sont les critères pour identifier le profil dont on a besoin ?

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En informatique, le/la Chef de projet est un rôle clé qui tantôt Technique tantôt Fonctionnel, permet d’orchestrer l’aboutissement d’un projet IT en réalisant plusieurs actions de structuration et de coordination. Pour plusieurs raisons, il arrive qu’on ait besoin d’externaliser ce rôle. Et parce qu’il s’agit d’un rôle très transverse, il est parfois difficile de définir son périmètre d’actions et d’identifier un mode de collaboration quand il/elle est externe à l’entreprise.

Quand a-t-on besoin d’externaliser le rôle de Chef de projet ?

Généralement, on fait appel à un•e Chef de projet externe :
– Parce qu’on a besoin d’un Pompier – les projets prennent du retard, on se rend compte qu’on ne maîtrise pas plus que ça la gestion de projet, on manque de visibilité, les méthodes ne sont pas bien adaptées…
– Parce qu’on n’a pas le temps – il n’y a plus de ressources disponibles, il y a un trop grand volume de projets à mener en même temps…
– Parce qu’on manque de compétences en gestion de projet IT et/ou en méthodologie de gestion de projet

Que peut-on demander à un Chef de projet externe ?

Le périmètre d’intervention du Chef de projet externe varie en fonction des acquis et des manques de l’organisation. On peut découper ce périmètre en 3 champs d’actions dans le cadre de la gestion d’un projet :

Les actions de cadrage
– Définir, cadrer et formaliser les besoins
– Évaluer et répartir les ressources (ressources humaines et matérielles)
– Estimer les charges (budget et temps)
– Définir la feuille de route et les indicateurs de suivi
– Définir les plannings
– Valider le cadrage entre toutes les parties

Les actions de suivi et de communication projet
– Traduire et transmettre des informations en fonctions des différentes parties prenantes (commanditaire, utilisateurs, exécutants et leurs encadrants)
– Réaliser des reportings réguliers pour les différentes parties prenantes
– Revoir les plannings, les charges et les ressources
– Mettre à jour les indicateurs de suivi et remonter les points d’attention
– Maintenir la communication projet

Les actions d’expertises
– Accompagner à définir la gouvernance projet
– Gérer les conflits et contribuer à la résolution d’incidents
– Aider au choix, au paramétrage et à la mise en place d’outils de gestion de projet
– Aider au choix et à la mise en place de méthodes (Scrum, Kanban, SaFe, Cycle en V…)
– Définir des procédures

Comment collaborer avec un•e Chef de projet externe ?

Pour commencer, l’arrivée d’un prestataire externe se prépare ! Plus on a d’éléments de contexte et de documentation à fournir, plus on permet au Chef de projet d’être opérationnel rapidement.
Cette préparation consiste à :
– Faire l’état des avancées et de la situation de chaque projet IT
– Affiner ses besoins et ses attentes, outre l’aboutissement du projet, tels que la montée en compétence, le renouvellement de méthode, l’amélioration des outils de suivi…
– Baliser les périmètres d’actions et identifier clairement les parties prenantes
– Référencer et rassembler les outils nécessaires à la réalisation de la mission
– Identifier ce qui peut manquer
– Annoncer l’arrivée de l’externe et les tâches qu’il/elle va réaliser
– Planifier des rencontres avec les parties prenantes

Ensuite, il est important de lui accorder quelques jours d’analyse de ces éléments pour qu’il/elle puisse déterminer ce qui requiert un simple suivi, de ce qui requiert de l’expertise, identifier ses interlocuteurs et comprendre les points d’attention. Ce temps d’analyse lui permettra d’accélérer sa prise d’autonomie.

Il faut également garder en tête qu’un•e Chef de projet externe n’est pas censé tout faire et tout savoir dans la conduite du projet IT.
Cela sous-entend qu’on doit pouvoir lui ouvrir l’accès aux informations, l’intégrer dans les points projet et dans les communications. Le rôle du Chef de projet prend son sens dans une dynamique collaborative. Ce n’est pas une fonction solitaire.
C’est aussi une fonction de prise de recul et de remise en question. En effet, le/la Chef de projet peut être amené à réorienter la feuille de route ou changer des éléments des procédures existantes.

La mission du Chef de projet externe est considérée comme terminé lorsque le reste-à-faire peut être réalisé par l’équipe interne. On procède alors au transfert de compétences au cours duquel le/la Chef de projet fournit :
– Un bilan de fin de missions (REX, tableaux de bords…) ;
– Des axes d’amélioration avec des préconisations ;
– Une documentation pour les nouveaux outils ou les nouvelles procédures qui ont été mises en place…

Vous l’aurez compris. Même si le rôle du Chef de projet est un rôle transverse, ses périmètres d’actions peuvent varier en fonction des acquis et des manques en termes de gestion de projet.

La/le Chef de projet ne sait pas et ne doit pas tout faire ! Il/Elle doit surtout collecter un maximum d’informations, avoir du temps pour prendre du recul, et ce, afin d’anticiper les conflits, contribuer à leur résolution, dans des temps réalistes et réalisables, en respectant les budgets.

Externaliser la fonction de Chef de projet nécessite un minimum de préparation afin de rassembler en amont les éléments de contexte, la documentation, clarifier son rôle et baliser ses périmètres d’actions.

Les éléments requis sont divers : rapport de situation, météo de projet, organigramme, cahier des charges, documentation, référentiel d’outils, roadmap, procédures, user stories, contrats éditeurs, etc.

S’ils sont manquants, voilà déjà un premier besoin à résoudre par votre nouveau prestataire externe !

Fen Rakotomalala
Consultante Conduite du changement / Mes sujets au travail : la transformation RH, le design d’organisation et la communication interne / Et dans la vie : la cuisine et le théâtre contemporain

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