8 septembre 2020

Quelles bonnes habitudes retenir du travail en confinement ?

Qu'avons-nous mis en place pour bien vivre le travail en confinement ? Que souhaitons nous garder après le déconfinement ?

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Comme de nombreux professionnels, ces derniers mois nous ont amenés à repenser notre manière de travailler à distance, un peu par la force des choses. Travailler à distance dans un contexte de crise concentre, dans un espace clos et distant des autres, des frustrations que nous avions sûrement déjà avant le confinement. Et en même temps, cette lourdeur permet aussi d’identifier et de prouver clairement ce qu’il nous faut améliorer pour mieux travailler seul·e. et pour mieux travailler ensemble.

Que retenir de ces 2 mois ? Nous avons fait le point et avons retenu 7 habitudes que nous souhaiterions conserver après le confinement.

1/ Rendre l’information encore plus accessible

Nous étions déjà outillés pour travailler à distance avec des outils de gestion de projet et d’échange en interne et avec nos clients. Cependant, il n’était pas courant que nous soyons sur une activité totale à distance, ce qui nous a demandé des réajustements comme :

  • Valider que la prise en main de nos outils collaboratifs soit aisée pour tout le monde
  • Obliger la transparence et la fluidité des informations pour limiter les non-dits, les mauvaises interprétations
  • Partager ses tâches tous les matins via l’appli To Do (Microsoft) dans un canal Slack dédié
  • Uniformiser les applications de travail afin que nous ayons tous les mêmes
  • Mettre en place une communication projet hebdomadaire par l’envoi d’une newsletter via Mailjet ou d’un Sharepoint personnalisé pour chacun de nos clients

2/ Limiter les interruptions répétées

Les interruptions répétées sont des sources de stress qui peuvent impacter gravement la santé et la cohésion sociale. En mode télétravail, l’usage renforcé des outils d’échange renforce les effets (téléphone, visio, messagerie…). Avec nos équipes et nos clients, nous avons imposé des règles qu’on va tâcher de maintenir :

  • Limiter les points projet à un rythme hebdomadaire et donner des délais réalistes entre chaque point pour ne pas immobiliser les équipes
  • Prendre connaissance des réalisations avant de poser la moindre question (parfois la réponse est déjà sous nos yeux)
  • Associer systématiquement un objectif, un niveau de priorité et un délai clair à chaque tâche qu’on délègue
  • Remonter les tâches qui n’ont ni objectif ni niveau de priorité ou délai clair car elles ne peuvent pas être réalisables
  • Rappeler régulièrement ses temps d’indisponibilité
  • Communiquer au plus tôt la moindre difficulté et retard pour ne pas pénaliser ses collaborateurs ni s’infliger le stress d’une tâche bâclée
  • Ne pas répondre aux sollicitations permanentes si celles-ci ne sont pas réellement urgentes ou en lien avec nos tâches
  • Couper son téléphone et ses notifications si on ne souhaite pas être dérangé

3/ Réduire les temps de réunions

« Avec le confinement, je me rends réellement compte que certaines réunions auraient vraiment pu être un e-mail ». Et bien nous aussi ! Nous nous sommes rendus compte que les réunions à distance nécessitent une conduite encore plus synthétique et plus structurée que la normale :

  • Se poser réellement la question : cette réunion peut-elle être un e-mail ? Si oui, elle n’est pas utile. Point.
  • Donner systématiquement du sens à la réunion en définissant les sujets à aborder, les objectifs et la finalité attendue suite à la réunion (une validation, un plan d’action, une solution etc.)
  • Planifier la réunion et prévenir les participant·e·s suffisamment à l’avance pour que tout le monde ait le temps de la préparer
  • Communiquer le plan de réunion en amont pour permettre aux participant·e·s d’ajouter des sujets qui limiteront les digressions et les parenthèses
  • Préparer une matrice de compte-rendu à l’avance qui comprend la liste des sujets à aborder
  • Changer le/la responsable des prises de note pour impliquer, tour à tour, les différents participants
  • Relire l’essentiel des notes en fin de réunion pour valider la compréhension et le niveau d’information de tous
  • Conclure par des tâches et les planifier
  • Communiquer le compte-rendu au maximum 48h après la réunion
  • Relancer les participants si ceux-ci n’ont pas formulé de retour pour valider leur compréhension

4/ Conserver le télétravail

Même si le télétravail à 100% a été compliqué à mettre en place, nous avons fini par trouver un bon rythme que ce soit en interne ou avec nos clients. De ce fait, nous allons certainement conserver le télétravail ponctuel pour faciliter la transition vers un retour à la normale. Pour ceux d’entre nous qui l’ont bien vécu, le télétravail va perdurer à un rythme de 1 à 2 jours par semaine selon les besoins de l’agence. Côté client, nous avons pu prouver que notre présence permanente, selon les sujets d’accompagnement, n’était pas nécessaire.

5/ Créer une routine matinale, pour bien appréhender la journée

Pour limiter l’impact de la perte de repères liée au confinement, nous avons adopté de nouveaux réflexes qui sont devenus des routines afin de bien entamer la journée. Mettre en place un rituel matinal permet un démarrage en douceur de la journée, en apportant le nécessaire pour travailler avec sérénité et lucidité.

– Se lever un peu plus tôt pour faire quelque chose d’agréable pour soi, détaché d’un écran, avant d’y passer la journée : se préparer un petit-déjeuner, prendre le temps de choisir ses vêtements, embêter son/sa partenaire, arroser les plantes ou tout simplement ne rien faire du tout en trainant au lit…

Faire de l’exercice pour activer le corps : quelques étirements, du yoga, un footing, du fitness…les possibilités sont multiples ! Nous avons découvert plusieurs programmes pour se motiver en attendant le retour des salles de sport ou la réouverture des parcs :

Lire pour se mettre progressivement dans une posture de travail, découvrir de nouvelles pratiques, avoir des idées neuves, s’inspirer :

Centraliser nos médias personnels sur Feedly et partager sur SharePoint les contenus qui peuvent aussi intéresser les collègues

6/ Prendre soin de sa santé mentale

Pour mieux supporter les difficultés du confinement et accepter ce changement, nous nous sommes aussi tournés vers des activités qui apaisent et stimulent l’esprit autrement. Souvent relégués à des activités à faire « quand on aura le temps », le confinement nous a permis de trouver ce temps en nous faisant réaliser que nous pouvons tout à fait les intégrer dans une semaine remplie :

  • Méditer avec PetitBambou (pour les adeptes), Gaëlle Piton, InsightTimer (pour s’initier)
  • Écouter des fonds sonores relaxants avec Noisli et Brain.fm
  • Lire davantage (des newsletters, des livres, des BD peu importe tant qu’ils nous évadent)
  • Écouter des Podcasts : les « Ted Talk Daily » pour Jaimie, « Torrefaction » et « ZQSD » pour Erwan, « Maintenant, vous savez » pour Fen  
  • Jouer à des jeux de société ou des jeux vidéo, voire les deux : Animal Crossing pour les uns, MineCraft pour les autres et Catan tous ensemble même en ligne
  • Faire des pauses
  • Prendre le temps de chercher des recettes de cuisine, pour prendre le temps de les préparer et prendre le temps de les manger

7/ S’intéresser à la vie de ses collègues

Cela peut paraître un peu bête mais il s’agit d’une habitude qu’on peut facilement perdre quand on se voit tous les jours. Avec la distance, nous avons pris davantage le soin de demander des nouvelles et de prendre en compte les situations de chacun pour mieux les comprendre. Pour cela, pas de marche à suivre précise si ce n’est dire « Bonjour, comment ça va aujourd’hui ? », d’écouter sincèrement, de poser des questions sans être intrusif, respecter les espaces de chacun si ceux-ci se ferment, sans pour autant les laisser de côté. Et ce sera certainement l’habitude qui nous apportera le plus.

Fen Rakotomalala
Consultante Conduite du changement / Mes sujets au travail : la transformation RH, le design d’organisation et la communication interne / Et dans la vie : la cuisine et le théâtre contemporain

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