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Retour d’expérience : notre gestion d’Asgora à distance

Retour d’expérience : notre gestion d’Asgora à distance

Nous n’allons pas revenir sur les derniers événements liés à la pandémie qui nous frappe actuellement. Vous avez tous déjà bien assez d’informations pertinentes à lire et de fake news à gérer.

En direct de notre confinement, nous avons réfléchi à différentes manières de nous rendre utiles. On s’est dit que quelques retours d’expérience sur la gestion du travail à distance pouvaient servir aux dirigeants qui sont en train de l’expérimenter pour la première fois.

Notre organisation de travail est une organisation à l’échelle d’une TPE en pleine croissance avec 3 associés actifs, des prestataires et des clients dispersés dans la région.

Notre philosophie de travail est assez simple : nous marchons à la confiance et à la transparence.

Pour nous, les erreurs, les retards, les absences, les difficultés ne sont pas graves tant qu’ils sont communiqués assez tôt afin d’être résolus collectivement. Nous tâchons de responsabiliser toute personne qui collabore avec nous, sans contrôle des horaires, ou de la présence,tant que les tâches sont bien réalisées, dans les délais qui conviennent à notre organisation et à nos clients.

Une réadaptation des méthodes Agile

Notre méthode d’organisation tire ses principes de plusieurs méthodes Agile que nous avons réadaptées selon nos appétences, nos ressources et nos enjeux business.

Nous découpons notre organisation de travail en Phase qui représente 1 objectif de croissance à atteindre. 1 Phase = 1 trimestre. Chaque trimestre se rythme en Sprint (ensemble de tâches) étalé sur 10 jours ouvrés de travail.

Tous les 10 jours, nous revoyons nos niveaux de priorité et de temps pour chaque Tâche ou ensemble de Tâches (attention anglicismes de consultant) :

  • Backlog – Tâches à réaliser qui n’ont pas encore d’objectif et/ou de délai associés
  • Starred – Tâches définies et validées qui doivent être réalisées pendant les deux prochaines Phase
  • Sprint Backlog – Tâches à réaliser pendant le Sprint en cours (1 Sprint = 10 ouvrés de travail)
  • Sprint Review – Tâches terminées qui nécessitent une relecture ou une validation
  • Done – Tâches terminées

Suivi des tâches

Au cours d’un Sprint, chacun est libre de prioriser ses tâches comme il/elle le souhaite. Nous exigeons cependant que les tâches soient réalisées au bout des 10 jours.

A la fin d’un Sprint, nous faisons le point au cours d’une réunion d’une heure. La veille, une note est envoyée aux participants de la réunion pour leur rappeler les informations qu’ils doivent préparer.

Au cours de la réunion, tout le monde s’exprime et doit présenter tour à tour :

  • L’état des interventions chez le Client, ses besoins et ses manques éventuels pour la bonne poursuite de la mission ;
  • Ses réussites et ses difficultés ;
  • Les tâches réalisées pour l’agence ;
  • Les tâches en retard, les tâches en cours et les besoins pour les terminer ;
  • Les tâches qu’il/elle souhaite faire sur le Sprint à venir avec le temps que cela prend pour chaque tâche ;
  • Une estimation de son temps réel disponible pour valider la faisabilité des tâches à venir.

À l’issue de la réunion, le compte-rendu est traduit en tâches que nous répartissons dans notre outil de gestion de tâches (Planner). Chaque collaborateur balaie une dernier fois ses tâches et valide la faisabilité son Sprint dès le lendemain de la réunion. 

L’objectif de cette méthode est de se responsabiliser en permettant à chacun de définir son planning et ses tâches pour atteindre un objectif commun. Ainsi nous renforçons l’engagement et la confiance de nos équipes.

Outils d’organisation (accessible en télétravail)

Planner (Office 365) pour la gestion des tâches et des projets Client

To-Do (Office 365) pour la gestion des tâches individuels

OneDrive (Office 365) pour la gestion documentaire, les fichiers de travail et les ressources de veille (études, livres blancs, rapport etc.)

Sharepoint (Office 365) pour centraliser les accès aux outils et ressources de travail, les rapports Google Data Studio, les résultats de nos veilles, des fiches de bonnes pratiques, un agenda des événements professionnels

Slack pour la communication interne et la communication projet

Teams (Office 365) pour les visioconférences avec nos clients (quand nos client sont sur Office365)

Skype pour les points avec nos prestataires  

PipeDrive (CRM) synchronisé à Mailjet (e-mailing) pour le suivi de la prospection et des retombées marketing de nos contenus

Crédit photo : Unsplash – Amélie Mourichon UX