8 septembre 2020

Réussir une réunion à distance (et IRL)

Quelques conseils pour maîtriser l'art de la réunion à distance, qui valent aussi pour réussir vos réunions en présentiel.

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Réussir une réunion IRL comme à distance est un art accessible qui ne demande pas énormément de moyen : des objectifs clairs, des participants qui sont réellement concernés par les sujets abordés, de la préparation et un suivi concret.

Une bonne réunion, ce n’est pas juste un bon moment d’échange, c’est aussi une activité de travail qui doit être vécue comme une activité productive et inspirante, en tenant compte de chaque participant.

Choisir des logiciels/applications adaptés à la majorité des participants

Est-ce vraiment important de bien choisir ? Oui, car combien d’entre vous ont perdu leur sang-froid à cause des latences, une présentation qui ne s’affiche pas, du bruit inaudible ou des audios coupés ? Qu’il s’agisse de Zoom, Teams ou Google Meet, ces solutions ne se valent pas toutes selon le format de réunion, le réseau des participants, le nombre de participants, les objectifs de réunion…

Pour bien choisir et ne pas perdre de temps dans la prise en main, plusieurs questions s’imposent :

  • Combien de personnes participent à la réunion ? La solution choisie peut-elle tenir cette charge en ligne et/ou en local ?
  • Les participant·e·s ont-ils une bonne connexion ? Celles et ceux qui ont des problèmes de réseau ont-ils une alternative ? Comment les intégrer à la réunion si ce n’est pas le cas ?
  • La réunion nécessite-t-elle des fonctionnalités complémentaires : whiteboard, partage d’écran, arrière-plan, questionnaire en ligne… ?
  • La solution est-elle sécurisée ?
  • Les participant·e·s ont-ils déjà utilisé une solution de visio ? Faut-il prévoir un tutoriel en amont ? 
  • Les participant·e·s ont-ils accès à la solution de visio ? Doivent-ils prévoir une installation au préalable ?

Donner du sens et du rythme à la réunion en la structurant en amont

En tant qu’initiateur et initiatrice de la réunion, structurer une réunion permet de valider sa pertinence en amont, avoir un document de référence pour modérer les temps de paroles et des objectifs concrets pour impliquer les participants.

Grâce à cette petite routine, vous communiquez aux participants de la réunion ce qui leur permettra de savoir pourquoi ils-elles vous bloquent du temps, ce qu’ils-elles peuvent apporter et ceux que cela va leur apporter :

  • Formaliser les sujets à aborder
  • Vérifier que ces sujets n’ont pas déjà été résolus
  • Identifier les personnes réellement concernées et leur assigner un sujet
  • Définir ce qui est attendu pour chaque sujet et pour quand : un plan d’action, une validation, une revue, un REX, un livrable…
  • Vérifier une nouvelle fois que ces attentes n’ont pas déjà été résolues
  • Estimer le temps nécessaire pour répondre à tout
  • Définir un ordre du jour et le communiquer en amont en précisant le temps que cela va prendre

Assurer un suivi après la réunion

Pour assurer le suivi d’une réunion, le plus simple reste de planifier et de répartir des tâches suite aux conclusions qui auront été faites. Afin d’éviter que la dynamique s’essouffle, il vaut mieux ne pas tarder à donner ces tâches dans un compte-rendu synthétique ou dans un outil de gestion, au mieux à la fin de la réunion, au plus tard dans les 48h. Enfin pour limiter les interprétations et valider la compréhension de tous, il est conseillé de relancer les participants qui n’ont pas formulé de retour après la communication post-réunion.

Bonus : les actions à décrochage garantie lors d’une réunion

  • Lire des livrables ;
  • Corriger des livrables ;
  • Ne pas prendre de notes ;
  • Chercher à interpeller une personne qui n’est pas présente et qui n’était pas prévue ;
  • « Prendre le temps qu’il faudra » ;
  • Demander des retours à chaud…

Vous souhaitez savoir si votre prochaine réunion pourrait-être résumée en échange de mail ?

Fen Rakotomalala
Consultante Conduite du changement / Mes sujets au travail : la transformation RH, le design d’organisation et la communication interne / Et dans la vie : la cuisine et le théâtre contemporain

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